受け取って終わりじゃない周年記念品
会社や法人などが、創立何周年に際して記念式典などのイベントを行うときがあります。そのようなイベントを行なわくても記念品を用意して取引先や顧客などの関係者に贈呈するということがよくあります。そのような周年記念品を受け取った時、顧客個人ならお礼を言うだけでよくても、会社同士の関係なら、丁重な御礼状を出すことで今後の関係をますます良好なものにすることが期待できます。
御礼状を送りましょう
御礼状は、贈呈を受けたことに対して心からの感謝を表すものです。そのためには、できるだけ早めに出すことがポイントです。また何に対するお礼なのかということを明確に書いた後、何周年かを迎えた相手の会社について具体的に良い点を挙げるようにすると、記念品を寄贈した相手の会社の方も励みになります。では、記念品の寄贈を受けた時の御礼状は、どのように書けばよいのでしょうか。
まず初めに、時候の挨拶を入れます。例えば「初秋の候、ますます御清栄のこととお慶び申し上げます」などの挨拶文です。次に「平素は格別のお引き立てを頂き暑くお礼申し上げます」という日ごろからお世話になっていることに対する感謝の意を入れると、なお丁寧になります。次に本文に入りますが、「さて」や「この度」から始まり、「貴社の何周年記念の素晴らしい記念の品をご寄贈いただき、誠にありがとうございました」と記念品を寄贈していただいたことに対する感謝の気持ちを述べ、「早速社長室に飾らせていただきました」などとその記念品を喜んで使わせていただいているということも書くと、相手の会社もその記念品にして良かった、あの会社に寄贈してよかったという満足な気持ちになるものです。
次に相手の会社の活躍ぶりが良く、自社もあやかりたいというように相手の会社に対する敬意を表してから、「益々のご発展をお祈り申し上げます」という言葉と、「まずは書面にてお礼のご挨拶を申し上げます」というような文面にします。
贈り先の会社が外資系の場合は、英語で感謝の気持ちを述べます。「素晴らしい贈り物をありがとうございます」を意味する、「Thank you for the wonderful gift」や「貴社の益々のご発展をお祈りします」を意味する、「I hope your company’s further success」などの英語の文章を入れたお礼の文章を書くようにします。英語が堪能な社員ならスムーズに御礼状が作れても、そうでない場合は大変です。しかしよく使われるビジネス文書での英語のフレーズを掲載しているサイトも多いので、そのようなサイトを活用するという方法もあります。